Полезно

Если вы — тот несчастный человек, на плечи которого в этом году взвалили неблагодарное занятие по организации новогоднего корпоратива, этот текст для вас. Особенно он пригодится, если организация праздников и корпоративных тусовок вообще не входит в ваши должностные обязанности, но кто-то там наверху подумал, что вы подходящий для этого человек. В общем, мы спросили опытных организаторов о том, как не облажаться, отвечая за первый в жизни корпоратив. И вот что получилось.

Юлия Федькина, директор по развитию SmartHouse Tangus:

— Во-первых, решить вопрос с подрядчиком. При большом количестве гостей без подрядчика не обойтись. Естественно, у вас есть понимание бюджета на мероприятие. Поэтому выбирайте подрядчика исходя из предлагаемой концепции, его опыта, а также соответствия вашим бюджетным ожиданиям.

Когда подрядчик выбран, начинаем подбирать площадку. Если большое количество людей, нужно поторопиться, поскольку больших площадок не так много, и занимают их быстро. Кроме того, аренда площадки — значительная часть бюджета. В площадке нужно обязательно смотреть удобство расположения — близость метро, наличие парковки, возможность организовать VIP-парковку, гардеробы, зону входа, конфигурацию зала, возможность организации отдельной VIP-зоны для руководства. И, конечно, туалетные комнаты — их должно быть достаточно для такого количества гостей.

Важная часть — оборудование площадки — есть ли звуковое и световое оборудование, достаточно ли его, или нужно заказывать дополнительно. Предусмотрен ли декор на площадке или его придется заказывать дополнительно. Есть ли на площадке собственная кухня или нужно привлекать банкетную службу. И все это лучше узнать заранее, чтобы потом не разочароваться в том, что осталось.

Когда площадка выбрана, приступаем к доработке концепции. Вместе с подрядчиком продумываем сценарий, перечень артистов, развлекательную программу.

После вам предстоит особое развлечение — рассадка.Попробуйте рассадить 1000 человек по департаментам, чтобы все остались довольны. Конечно, через 20 минут после начала праздника никто за своими столами не сидит, но в самом начале, когда глава компании говорит приветственную речь, все находятся за столами.

Особое внимание уделите меню. Попросите вашего подрядчика организовать тест. Здесь можно будет увидеть сервировку, подачу, уровень обслуживания и, конечно, попробовать все, что предлагают. Возьмите с собой несколько коллег. После этого обсудите, что понравилось, что можно улучшить или заменить. При заказе спиртного не переусердствуйте — это корпоративный праздник. На стол достаточно 2-3 бутылок обычного вина, 1-2 бутылки игристого и 1 крепкий алкоголь. Но при этом должно быть достаточное количество воды, соков, морсов.

После этого нужно подготовить приглашения с номерами столиков и раздать их сотрудникам. Конечно, в большой компании это сделать проще. Главное — подготовить сами приглашения. Не забудьте указать форму одежды, точный адрес и схему проезда. Кстати, если площадка далеко от метро, стоит озаботиться заказом трансфера, о чем тоже стоит написать в приглашении.

Конечно, как только сотрудники получают приглашения, обрушивается шквал вопросов — почему нас посадили именно за эти столы, а не за другие, что надеть, что будет, какие артисты, какая программа. Чтобы избежать этого информационного шквала, используйте внутрикорпоративный сайт, на котором разместите всю информацию. Также не забудьте отправить всем сотрудникам письмо по электронной почте, где будут ответы на все часто встречающиеся вопросы.

Особое внимание вам понадобится, если нужно организовать VIP-зону.Самая большая ошибка — расположить VIP-зону рядом со сценой. Конечно, видно будет хорошо, но звуковое давление будет такое, что ваши VIP-персоны скоро устанут и попросту убегут. По возможности, сделайте это чуть дальше от сцены, или на отдельном балконе. У меня был случай, когда VIP-зона была на балконе, и мы туда специально поставили подзорную трубу и положили театральные бинокли. Также для VIP-персон организуйте отдельное помещение, где они могут отдохнуть и поговорить в тишине. Обязательно организуйте отдельный гардероб и VIP-парковку и предупредите водителей, как туда заезжать. И, конечно, привлеките службу безопасности вашей компании.

Кстати, когда у вас большое количество людей на празднике, предусмотрите дежурство скорой помощи — это хорошо для массовых мероприятий.

День праздника. Гости прибывают, VIP-персоны приходят, артистов встречают подрядчики. Несколько часов праздника, когда все танцуют, радуются, поздравляют друг друга. Фотографы и операторы, заранее проинструктированные, снимают самые интересные и красивые моменты, чтобы потом выпустить фотоальбом и фильм.

Праздник закончился. Гости усталые и довольные разошлись по домам. И… забыли свои телефоны, пиджаки, очки, ключи…. Совместно со службой безопасности соберите забытые вещи и на следующий день дайте объявление на корпоративном сайте, где находится пункт выдачи забытых вещей.

Через несколько дней появятся фотографии — разместите их на корпоративном сайте.
И… потихоньку начинайте готовиться к следующему Новому году.